Toko Online Multi Cabang: Satu Toko, Pesanan Masuk ke Cabang Terdekat

Usaha yang punya dua cabang atau lebih biasanya bingung saat mau berjualan online. Buat satu toko untuk semua cabang, atau satu toko per cabang? Kalau satu toko, pesanan masuk ke cabang mana? Stoknya dihitung dari mana?

Tulisan ini menjelaskan cara kerja toko online multi cabang: satu alamat toko untuk pembeli, tapi setiap cabang tetap memegang pesanan dan stoknya sendiri.

Kapan Usaha Anda Perlu Toko Multi Cabang?

Tidak semua usaha dengan dua lokasi butuh toko multi cabang. Biasanya perlu kalau:

• Cabang-cabangnya melayani wilayah yang berbeda, sehingga ongkir dari cabang terdekat jauh lebih murah.
• Setiap cabang punya stok sendiri, dan stoknya tidak selalu sama.
• Jam buka cabang berbeda-beda.
• Ada pegawai di setiap cabang yang mengurus pesanan cabangnya sendiri.

Kalau lokasi kedua hanya gudang, dan semua pesanan tetap dikirim dari satu tempat, satu cabang biasanya sudah cukup.

Satu Toko untuk Pembeli, Banyak Cabang di Belakangnya

Pembeli tidak perlu tahu Anda punya berapa cabang. Mereka membuka satu toko, memilih barang, dan menulis alamatnya. Sistem yang menentukan cabang mana yang melayani.

Membuat satu toko per cabang memang lebih sederhana di awal, tapi pembeli jadi harus memilih sendiri, katalog harus diurus berkali-kali, dan pelanggan Anda terpecah ke beberapa toko.

Bagaimana Cabang Dipilih

Saat pembeli memesan, sistem memeriksa setiap cabang secara berurutan:

1. Cabangnya aktif.
2. Cabangnya sedang buka menurut jam bukanya hari itu.
3. Cabangnya punya stok untuk semua barang di keranjang.
4. Dari cabang yang lolos, yang paling dekat dengan alamat pembeli yang dipilih.

Cabang yang terpilih sekaligus menjadi titik jemput kurir, jadi ongkir dihitung dari sana. Satu pesanan dilayani satu cabang dan tidak dipecah. Kalau tidak ada satu cabang pun yang punya semua barangnya, pembeli diberi tahu barang mana yang kurang.

Jarak dihitung lurus dari titik peta cabang ke titik peta pembeli, bukan menurut jalan. Untuk kota yang cabangnya berdekatan, hasilnya hampir selalu sama dengan cabang yang memang paling masuk akal.

Stok Dipegang per Cabang

Setiap produk, dan setiap varian ukuran atau warnanya, punya stok sendiri di setiap cabang. Stok berkurang dari cabang yang melayani pesanan, dan kembali ke cabang itu kalau pesanannya batal atau tidak dibayar.

Perubahan stok di luar penjualan dicatat dengan alasannya: barang masuk, rusak, hilang, atau hasil hitung fisik. Untuk menghitung stok, ada dua alat:

• Lembar Opname per cabang dan kategori, siap dicetak. Angka di sistem sengaja tidak ikut tercetak, supaya yang menghitung benar-benar menghitung, bukan menyalin.
• Laporan Selisih, yang menjumlahkan barang rusak, hilang, dan selisih hitung dalam rupiah, per cabang dan per rentang tanggal. Selisih terbesar ditampilkan di atas, jadi kelihatan cabang mana yang paling perlu diperhatikan.

Jam Buka Setiap Cabang

Setiap cabang punya jam buka umum, dan setiap hari bisa diatur lain: ikut jam umum, jam khusus, atau tutup. Cabang yang buka sampai lewat tengah malam juga bisa. Cabang yang sedang tutup tidak dipilih, jadi pesanan otomatis mengalir ke cabang lain yang buka.

Setiap cabang juga bisa diatur boleh didatangi pembeli untuk ambil sendiri atau tidak.

Pegawai yang Hanya Melihat Cabangnya

Ada tiga jenis akun:

• Pemilik, yang bisa melakukan semuanya.
• Manajer, yang mengurus produk, pesanan, dan stok semua cabang, tapi tidak bisa mengubah pengaturan toko atau mengunduh daftar pelanggan.
• Pegawai cabang, yang hanya melihat pesanan dan stok cabangnya sendiri, dan tidak bisa mengubah produk atau harga.

Dengan begitu, kasir di cabang A tidak perlu melihat penjualan cabang B, dan tidak bisa mengubah harga yang berlaku untuk semua cabang.

Yang Bisa Dilihat Pemilik

• Omzet per cabang di halaman depan panel admin.
• Kupon yang bisa dibatasi untuk satu cabang saja, misalnya promo pembukaan cabang baru.
• Unduhan pesanan, stok, dan riwayat stok ke Excel.

Yang Belum Bisa, Terus Terang

• Memindahkan stok antar cabang dalam satu langkah. Untuk sekarang dicatat sebagai barang keluar di satu cabang dan barang masuk di cabang lain.
• Harga yang berbeda per cabang. Harga berlaku sama untuk semua cabang.
• Tombol Tutup Sementara per cabang. Yang ada berlaku untuk seluruh toko; untuk satu cabang, atur jam bukanya hari itu menjadi tutup.

Paket yang Mendukung Banyak Cabang

Di eLapak, banyak cabang tersedia mulai paket Lengkap. Isi tiap paket ada di Paket & Harga. Kalau cabang Anda juga menerima pesanan dari pelanggan lama lewat WhatsApp, baca juga cara mencatat pesanan dari chat ke satu daftar.